Мэдээллийн эрин зуун гэгдэх 21-р зуун гарснаар мэдээлэл цуглуулах, хүлээн авах технологиуд асар хурдтайгаар хөгжиж байна. Бид биет цаасан мөнгө хэрэглэхээс илүүтэйгээр карт, QR кодоор төлбөр тооцоо хийж, аяллаар явахдаа луужин, газрын зураг ашиглахгүйгээр GPS, гар утасны аппликейшн ашиглаж, цаасан дээр гарын үсэг зуралгүй цахим гарын үсэгтэй болсон. Технологийн энэ их боломжуудыг бид өөрт ашигтайгаар ашиглаж чадаж байгаа болов уу?

            Хэвлэмэл цаасан баримтаар оффисын өрөөгөө дүүргэж, бичиг баримтын нэгдсэн сангүй, хэн баримт бичгийг хэзээ авч ашигласан зэргийг бүртгэж чадахгүй бүх баримт бичгээ гар аргааг цэгцэлж цаг алдаж байгаа юу? Судалгаагаар их хэмжээний цаасан бичиг баримттай байгууллагад ажилтнууд 7 хоногт дунджаар 9 цагийг баримт бичиг цэгцлэх, түүнээс мэдээлэл хайхад зарцуулдаг гэсэн дүгнэлт гарсан. Энэ нь тухайн ажилтны бүтээмж, гүйцэтгэлд шууд нөлөөлөгч том хүчин зүйл юм. Нэг ёсондоо танай байгууллагын санхүүгийн болон ажиллах хүчний нөөцийг буруу зүйлд зарцуулж байгаа саад биш гэж үү? Тэгвэл уншигч танд дээрх асуудлуудыг цогцоор нь шийдвэрлэхийн зэрэгцээ шинэ технологиудын шийдлийг ашигласан “Баримт бичгийн удирдлагын систем” болох DocMine системийг танилцуулж байна.

DocMine “24\7 ажиллах танай байгууллагын итгэлт баримт бичгийн туслах”

            Монгол инженерүүдийн ур ухаан, мэдлэг туршлага дээр суурилсан хийгдсэн систем юм. 2012 оноос эхлэн тасралтгүй хөгжүүлсэн систем бөгөөд анх банкны салбарт тулгамддаг асуудлуудыг шийдэх зорилгоор бүтээгдсэн бөгөөд өдгөө цаасан бичиг баримтуудыг төрөл бүрийн эх үүсвэрээс цахим хэлбэрт оруулах, метадата үүсгэх, баримт бичгийн агуулгыг автоматаар таньж хадгалах, Монгол хэлний зөв бичгийн дүрэм шалгах, стандартын дагуу архивлах зэрэг олон чухал функцүүд агуулсан. Энэ нь ажилтнаас үүсэх боломжтой  ихэнх алдааг системийн аргаар засан цаг хэмнэнэ гэсэн үг юм. Банкны үйлчилгээг сайжруулах дээр суурилан бүтээгдсэн тул хэрэглэгч, харилцагчтай холбоотой бүх мэдээллийг нэгтгэн хадгалах, байгууллагын хүрээнд хуримтлагдаж байдаг гэрээ, дүрэм журам гэх мэт баримт бичгүүдийг бүгдийг нэгтэн нэгдсэн удирдлагаар удирдах боломжтой юм.  Түүнчлэн байгууллагын онцлогт тохируулан өөрчлөх, нэмэлт функцуудыг оруулах боломжтой юм.

DocMine “Байгальд ээлтэй, байгууллагын бүтээмжид ч ээлтэй”

DocMine систем нь веб-д суурилсан систем бөгөөд танай байгууллагын бусад системүүдтэй хялбар интеграци хийх, уялдан ажиллах боломжтой юм. Түүнчлэн байгууллагын нэгдсэн мэдээллийн санг бий болгож мэдээллийн санд хандах эрхийг тохируулах, баримтын төрлүүдийг автоматаар таних, сангаас баримт бичгүүдийг хялбар лавлах боломжийг бүрдүүлсэн. Мэдээллийн эрин зууны нэг том айдас болох мэдээллийн аюулгүй байдлыг бүрэн ханган ажиллахын зэрэгцээ мэдээллийн нууцлалын олон улсын PCI DSS стандартыг хангасан систем юм. Монгол компанийн хөгжүүлсэн систем учраас бусад системүүдтэй харьцуулах хэлний буюу тайлбар, заавруудын ойлгомжгүй байдал зэрэг асуудалгүй юм.

Эцэст нь “Цахим шилжилт”-д шилжих төлөвлөгөөтэй байгаа бол хамгийн эхэнд хийх алхмуудын нэг бол ЦААСАН БАРИМТУУДАА ЦАХИМ хэлбэрт оруулан удирдах гэж зөвлөж байна.

Шийдлийн мэдээлэл: https://www.itzone.mn/page/document-management-system