February 14, 2019
Төслийн удирдлагын системийг ашиглах нь бидэнд хэрэгтэй юу? хэрэггүй юу? гэдэг асуулт нь өнөөгийн хурдтай бизнесийн орчинд үеэ өнгөрөөсөн яриа юм. Төслийг амжилттай хэрэгжүүлнэ гэдэг нэлээдгүй төвөгтэй, хүндхэн даваа байдаг. Янз бүрийн гаднын нөлөөллөөс үүдэн хугацаа хоцрогдох, түүнээс улбаалан зардал нэмэгдэх, төлөвлөгөөнөөс гажих, төсөл удирдагчид хэт олон төсөл нэг дор авч явах гэх мэт олон оролцогчдын олон талт харилцааг зохицуулах шаардлагатай болдог. Эдгээрийг Төслийн Удирдлагын Системээс хандаж ажиллахад хамгийн амжилттай байх нөхцөлийг бүрдүүлдэг аж.
Технологийн дэвшил, Дижитал шилжилт бий болж буйтай холбоотойгоор төслийн удирдлагын систем зөвхөн компьютер дээрх програм бус:
Төслийн Удирдлагын Програм ашиглахын 5 давуу тал
Төслийн удирдах програм нь танд ажлуудын дарааллыг тодорхой харуулж хоорондын хамаарлыг оновчтой тогтооход тусалдаг. Ийнхүү зөв оновчтой хийгдсэн төслийн ажлын задаргаа, хуваарь гаргасан үед багийн гишүүдэд өөрсдийнхөө хариуцсан ажлуудаа гүйцэтгэхэд хялбар болно.
“Хэрвээ” гэсэн асуулт төлөвлөлтийн аль ч хэсэгт тулгардаг. Тохиолдол бүрд хамгийн оптималны, өгөөж өндөртэй үйл хөдлөл хийх нь эргээд эрсдэл, зардлыг бага түвшинд барьдаг. Сүүлийн үеийн төслийн програм хангамжууд “What-If Analysis”-тай болсон бөгөөд энэ нь өгөгдөлд тулгуурлан танд хамгийн боломжит хувилбарыг ухаалгаар санал болгодог.
Бас нэг чухал давуу тал нь аль ажлууд илүү чухал, яаралтай болохыг мэдэж ямар ажлуудыг хэнд даалгахаа шийдвэр гаргахад төслийн удирдагчид байнга туслах болно. Үүнийг цаг хэмнэлт, бүтээмжийн өсөлт гэж ойлгож болно. Бидний байнга хүсдэг зүйл энэ биш билүү?
Таны багийн гишүүн бүрийн хийж буй ажлыг бичиж тэмдэглэж хянах нь заримдаа боломжгүй байдаг ба ялангуяа урт хугацаанд үргэлжилж буй төслүүд дээр энэ асуудалтай тулгардаг.
Ажил гүйцэтгэсэн цаг хугацаа, амжилт, бүтээмж зэргийн Датагаа байнга бүртгэх нь төсөл илүү амжилттай, илүү хялбар болно. Ихэнхдээ төслийн ажлыг гацаадаг баг доторх үл ойлголцлын цаад шалтгаан нь хэтэрхий бодит бус төлөвлөлтөөс үүдэлтэй байдаг. Төслийн програмаар нэгж бүрийн таск, ажлын датаг ийнхүү урт хугацаанд бүртгэснээр, ухаалаг тайлан гаргах, үр ашигтай хэсэгтээ илүү хүч хаях, хяналт сайжрах, төслөө авч явахад илүү хялбар болгож өгдөг давуу талтай.
Багийн бүх гишүүд хамтарч ажиллах нь заримдаа боломжгүй мэт боловч үүнийг төслийн удирдлагын програм хангамж маш амархан шийдэж өгдөг. Ийм төрлийн програм ашиглах нь багийн удирдагч өөрийн багийн ямар ажил дээр ажиллаж байгааг болон хэн ямар ажлыг хариуцаж байгааг хялбархан аргаар харах боломжийг олгодог юм. Цаашилбал, зарим үүрэг даалгавруудад илүү олон хүмүүсийн оролцоо шаардлагатай байдаг. Багийн алдаагүй ажлын урсгал нь компанийн тогтвортой ирээдүйд хувь нэмрээ оруулахад маш чухал хүчин зүйл болохоос гадна баг дотор нэгдмэл байдлыг бий болгодог.
Төслийн удирдлагын програм нь төрөл бүрийн баримт бичгүүдийг хадгалах, нэгдсэн сан болгож зохион байгуулахад хамгийн тохиромжтой байдаг. Ихэнх төслүүд дээр олон тооны, төрөл бүрийн баримт бичиг үүсдэг учраас төслийн удирдлагын хэрэгсэл маш чухал байдаг. Ачаалалтай үед баримт бичиг хавсаргасан мянга мянган имэйлийг илгээхгүйгээр ажлаа гүйцэтгэх нь илүү хялбар байдагтай хэн ч маргахгүй биз.
Түүнчлэн багийн гишүүдийн уулзалт зохион байгуулах хэрэгтэй үед багийн бүх гишүүд уулзалтын тухай мэдээлэл, гаргасан шийдвэр, төслийн өөрчлөлтүүдийг нэг доороос авах нь гол байдаг. Алслагдсан багийн гишүүд бие биетэйгээ байнгын харилцаатай байх нь төслийн багийн гүйцэтгэл, нийт төслийн амжилтыг хурдасгах боломжтой байдаг.
Аливаа ажлын гүйцэтгэлд зарцуулагдаж буй хугацааг хянах нь их үнэ цэнэтэй зүйл юм. Энэ нь багийн гишүүдийн талаарх мэдээллийг цуглуулж, тэдний ажлын хурдыг мэдэх боломжийг олгодог. Ингэснээр та дараа дараагийн төслүүдийн төлөвлөгөөг амархан гаргаж чадна. Үүний үр дүнд багийн ахлагч цагийг илүү нарийн тооцоолох боломжтой болдог.
Төслийн програмууд өөрийн гэсэн Эрсдэлийн хяналтыг байнга хийж байдаг тусгай модультай байдаг. Энэ нь төслийн тухайн нэг ажил, цаг хугацаа, дараагийн ажлуудаас хамааран эрсдэл хэр их байгааг, амжилтын түвшнийг урьдчилан сануулж байдаг.
Эрсдэлийн сайн тооцоолол, тайлан төслийн амжилтын хөшүүрэг. Тиймээс энэхүү модуль төслийн алтан гурвалжныг тэнцвэртэй авч явахад тань хамгийн их хэрэг болно.
Төслийн удирдлагын програм - Ноу-Хау дээр үндэслэсэн шинэ үеийн технологи Oracle Prime